「管理しない事」が「管理している事」なるんです

逆説的で分かりにくいタイトルですね。
仕事の管理方法に関してファーザーと毎日ぶつかります。くまおさんは仕事のタスク管理が比較的得意です。一方ファーザーは超絶苦手です。

くまおさんは仕事用のメールアカウントを常時9個閲覧してやりとしています。その他に個人用アドレスが複数ありますので常時10以上のアカウントを管理しています。
あわせて、ファーザーの仕事用アドレスも検閲しており、ファーザーの代わりに返信作業を行ったりしています。(ファーザーが頻繁にミスをし、くまおさんが尻拭いをする羽目になるので、根本から対策する為)

一方ファーザーは基本的には2つです。一つは仕事(くまおさんが検閲)。もう一つはサブの仕事用(滅多にメールが来ない)。

昨日、あまりにも効率の悪い作業をファーザーが行っていた為注意しました。その際に「メールから探すのが大変」と言い出しました。
くまおさんはいずれそんな事を言い出すだろうと思っていたので、ファーザーのメーラーのフォルダ分けを事前に行い、お客様からのメールを視覚的に探しやすい様に既にて対策済みでした。それにもかかわらず、そんな事を言い出したので一蹴しました。

ここで、ファーザーのくまおさんの決定的な考え方の差に気が付きました。それが下記です。

ファーザー「すべての事象を確認する。」
くまおさん「例外的事象のみ確認する。」

この差はとても大きいです。
くまおさんは何かを始める時に「他の事象と違う事は何なのか?」「似ている別の事象に当てはめられないか?」を考え、覚えなくてよい事や考えなくてよい事を決めます。そして対応しなければならない「例外的な事象」にフォーカスします。

メモは「覚える」為に取るのではなく、「忘れても良い」為に取ります。忘れたらメモ帳を見ればよいからです。

仕事や日常生活の中で、大体の事はルーティーン化しています。企業からのメールでもフォーマットはほとんど同じですし、タイミングや内容も大体同じです。
当社はエンドユーザー相手の仕事はとても小規模にしか行っていないので、BtoBの場合は尚更同じです。

ですから、くまおさんは問題のない事象に関しては確認を省略します。おそらく多くのビジネスパーソンが無意識的に実施していると思います。※返信はちゃんと行います。

理系の方なら分かってくれると思いますが、数学1あたりから掛け算の記号を省略し始めませんでしたか?まず「・」になり、次に「無」になりました。

a×b=cという式がa・b=Cになり、そのうちab=cとなるわけです。理系の人はこの式を見ればa×b=cの省略形であると無意識的に認識できます。

とことが、ファーザーは工業高校出身で数学を基本的にドロップアウトしているので省略のルールを理解していません。その為、「99%の確率で正しい事柄」でも、一から再チェックします。それも何度も。
注意力の高い人であれば再チェックする度に精度が上がって行くので特に問題はないのですが、ファーザーの様なタイプの場合、チェックを重ねることで新たなミスが誘発されます。
それが、「転記ミス」です。確認の度に書き写しを行い、そのどこかでほぼ確実間違えます。

これは仕事の優先順位決めやスケジュール管理にも連動してきます。
ここ3年、同じ部類の作業で毎回スケジュールギリギリで騒ぎ出します。
そこで、くまおさんが同じ作業をやってみることにしました。(いままでくまおさんはその実務にはタッチしていませんでした。)
すると控えめに見ても3割くらい仕事量をカットできました。
いままでファーザーが「仕事大変だアピール」していた大部分が「例外的な事象」だという事が判明したのです。
ほとんどはルーティーン化された同じ内容だったため、例外的な部分のみ気を付ける仕組みを作る事で仕事が大幅に圧縮されることが分かりました。

その説明をファーザーに行ったのですがまだ消化しきれていない様なので、くまおさんの方でもっと細かく分解して簡略化する必要がありそうです。
いままでプロしか出来ないと思われていた聖域でしたが、おそらく学生アルバイトでも問題なく作業できる内容まで落とし込めると思います。